Kürzlich habe ich den Auftraggeber eines Projekts, welches sich in meiner Zuständigkeit befindet, darum gebeten, in seiner Rolle als Project Sponsor eine Kommunikation an das obere Management durchzuführen. Wir saßen zusammen in einem Besprechungsraum und ich erklärte ihm, welche „Message“ ich gerne senden und was ich damit bewirken wollte. In Gedanken war mir ein kurzes Mail mit drei mehrzeiligen Absätzen im Sinn, welches einen Sachverhalt, dessen Hintergrund und die nächsten Schritte beschrieb.
Mein Auftraggeber startete Outlook und öffnete ein neues Mail. Er schrieb 5 Zeilen. Dabei waren Anrede und Schlussformel schon mitgezählt.
Er betrachte skeptisch den Bildschirm und sagte, wir müssen den Text noch kürzen. 5 Zeilen wären für das obere Management zu lang. Er überlegte kurz und kürzte das Mail auf 3 Zeilen. Dann fragte er mich, so okay? Ich selbst bin leider mit der Aufmerksamkeitsspanne des oberen Management nicht sehr vertraut und zuckte nur ratlos mit den Schultern. Daraufhin schickte er das Mail ab.
In den nächsten acht Stunden entstand ein äußerst interessantes eMail-PingPong auf der Ebene des oberen Management, weil kein Mensch verstand, worum es hier ging, was jetzt getan werden musste und vor allem warum. Inhaltlich enthielten alle diese Korrespondenzen weder Anrede noch Grußformel, sondern meistens nur eine Zeile (z.B. „I do not understand. Please explain!“).
